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24 de mayo de 2024

EL RUT: CONCEPTO Y EJEMPLO PARA AUTOSUGESTIONAR SU INSCRIPCIÓN Y ACTUALIZACIÓN

Diana Alejandra Barrera Montañez presenta una guía para entender en qué consiste el RUT, así como hacer su inscripción y actualización

Diana Alejandra Barrera Montañez

Auxiliar de Investigación del Departamento de Derechos Fiscal

Durante y después de la pandemia del COVID-19 la mayoría de la población se percató que varias obligaciones que se realizaban de manera presencial, verbigracia, el pago de servicios públicos o el de impuestos, se podían realizar de manera virtual. Es por ello por lo que organismos estatales buscaron la adecuación de sus servicios para que estos fuesen suministrados de forma virtual. Un ejemplo de lo anterior es la publicación de los estados en las páginas web para notificación de actuaciones dentro de los procesos judiciales. 

La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) no fue la excepción, por lo tanto, adecuaron sus servicios de tal forma que no le generara trabas al usuario para acceder a información convirtiendo el proceso en algo más ameno y ágil para él sin que este tuviese que transportarse a la entidad[1]. Para ello, ha creado la plataforma MUISCA o el aplicativo para los dispositivos móviles DIAN.

Lastimosamente, una cantidad considerable de la población prefiere el asesoramiento y servicio que presta la entidad de manera presencial, ya que les genera mayor confianza y credibilidad al momento de realizar cualquier trámite. Por lo tanto, la entidad al ver esa necesidad no descartó la posibilidad de brindar el servicio de forma física, por ende, la Dirección de Impuestos y Adunas Nacionales-DIAN cuenta con varios puntos de contacto a lo largo del territorio nacional para que las personas puedan solicitar el trámite que requieren. Es menester aclarar que para lograr obtener atención en algún punto de contacto es necesario el agendamiento de la cita por medio de la página web.

Ahora bien, unos de los trámites más solicitados por parte de los usuarios son la inscripción y/o actualización del Registro Único Tributario RUT. 

El Registro Único Tributario- RUT es un mecanismo usado por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN que tiene como objetivo la identificación, clasificación y ubicación de las personas (naturales y jurídicas) y entidades para determinar cuáles son sus obligaciones tributarias y en qué calidad entraría a configurar dichas obligaciones.[2]

Al haber diversidad de personas y entidades en el país, las obligaciones tributarias de cada una de ellas no serán iguales, lo anterior dependerá en primer lugar de su naturaleza jurídica y en segundo lugar de la actividad económica que desarrolle. 

Así mismo, el Registro Único Tributario (RUT) no tan solo suministra información acerca de las obligaciones tributarias o las actividades económicas que desarrollan, también proporciona datos básicos, como lo es: el nombre, correo, número de contacto, razón social, número de identificación tributaria (NIT), entre otros; los cuales ayudan a transmitir información útil a terceros. 

Como se hizo mención anteriormente, el Registro Único Tributario RUT, nace cuando hay una persona natural o jurídica obligada tributariamente., ergo, una persona natural será obligada cuando desarrolle actividades económicas a nombre propio., y una persona jurídica será obligada cuando ha sido constituida con el único fin de desarrollar actividades económicas.

Es preciso señalar que las actividades económicas son establecidas por el Departamento Administrativo Nacional de Estadística-DANE a través de la   Clasificación Internacional Industrial Uniforme-CIIU arrojando un código para cada una de ellas; Esta clasificación fue adoptada por el Departamento de Impuestos y Aduanas Nacionales-DIAN [3] , por lo cual, es la que se utiliza en el Registro Único Tributario-RUT. 

Ahora bien, el Decreto 1625 del 2016 por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario compila todas las normas que no se encuentran al interior del Estatuto Tributario referente a los procedimientos y obligaciones tributarias. Específicamente, los artículos 1.6.1.2.1 al 1.6.1.2.32 establecen la regulación del Registro Único Tributario (RUT) disponiendo, por ejemplo:

  • Quienes son obligados a inscribirse
  • La oportunidad de la inscripción de RUT
  • Tipos de inscripciones
  • Documentos necesarios para la formalización de la inscripción.
  • Suspensión de la inscripción
  • Actualización del RUT
  • Tipos de actualizaciones
  • Actualizaciones sujetas a verificación por parte de la administración
  • Entre otros…

Como hizo alusión anteriormente, los procesos que mayormente solicitan las personas son los relacionados con la inscripción y actualización de RUT. Estos procedimientos se pueden realizar bajo el concepto de autogestión[4], excepcionalmente hay algunas solicitudes las cuales no se les puede aplicar dicho proceso y es necesario el acompañamiento o asistencia de un funcionario de la DIAN para realizarlo. Esta excepción depende de dos elementos, el primero es tipo de persona que solicita la inscripción y el segundo es la información que desea actualizar.

Para realizar una ejemplificación de lo anteriormente aludido, se iniciará describiendo el proceso en el cual no es necesaria la asistencia de un funcionario puesto que lo puede realizar el usuario directamente. Para que posteriormente, se describa el proceso en el cual si es necesaria la asistencia por parte de un funcionario de la administración. 

En primer lugar, tenemos el caso de las personas naturales que no requieren del registro mercantil ante la cámara de comercio. 

El procedimiento para ellas es el siguiente:

  1. Escribir en el buscador de Google “inscripción virtual RUT”, entrar al primer resultado el cual lo arrojará a la plataforma MUISCA, o de manera alternativa descargar la App DIAN en su dispositivo móvil.
  2. Estando en el sitio web o en la aplicación, la DIAN le solicitará cierta información como lo es el tipo de persona, tipo de documento y número de documento. 
  3. Le solicitará establecer cuáles son las necesidades para inscribirse al RUT, las cuales pueden tener por objeto la declaración de renta, un contrato de prestación de servicios es trabajador independiente, es asalariado, pensionado, etc. 
  4. Posteriormente, le solicita al usuario remitir un correo electrónico el cual de manera inmediata debe ser verificado. 
  5. Ya verificado el correo electrónico, la DIAN realizará la autenticación de identificación, para ello, le solicita fotografías nítidas en formato PDF o JPG de las caras (frontal y trasera) del documento de identidad y una foto tipo selfie.
  6. Seguido a lo anterior, lo remitirá a diligenciar los demás datos necesarios para expedir RUT. 
  7. Una vez incluida la información, se finalizará con el proceso formalizándolo y generando el Registro Único Tributario.

Ya para finalizar tenemos el caso del procedimiento en los cuales es necesaria la asistencia de un funcionario y es cuando un usuario solicita la actualización de datos de identificación o el retiro de responsabilidades tributarias, así mismo, cuando realiza la inscripción o actualización del RUT por sucesiones Ilíquidas.

El trámite para estos procesos es:

  1. Solicitar la cita mediante la página de la DIAN, escoger la opción “Asignación de Citas”
  2. Posteriormente la DIAN solicitará al usuario información como el nombre, numero de documento, tipo persona, correo electrónico, etc, para gestionar el agendamiento.
  3.  Después, la administración le solicitará al usuario que suministre la información de la cita como ciudad, punto de contacto (ya sea virtual o presencial) y el tipo de trámite.
  4. Seguido a lo anterior, la DIAN arrojará el calendario disponible para que el usuario establezca la fecha y la hora en la cual desea su cita. 
  5. Cuando el usuario haya establecido la fecha y hora, la página le dejará confirmar la cita en un término de 45 segundos.
  6. Confirmada la cita, la administración enviará un mensaje al correo electrónico del usuario comprobando y remitiendo la información del agendamiento
    1. Si la atención es virtual la DIAN remitirá el link de la sesión que se llevará a cabo por la plataforma TEAMS, la fecha y la hora junto con el número de referencia de la cita y las instrucciones para remitir los documentos necesarios para el trámite. 

REFERENCIAS:

[1] Lo anterior es entendido como autogestión.

[2] Parafraseo. ESTATUTO TRIBUTARIO LEY 624 de 1989 ARTÍCULO 522-2

[3] Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. Resolución número 000114 del 21 de diciembre de 2020 

[4] Capacidad de gestionar algún asunto por cuenta propia – posibilidad de concretar trámites en la Web sin necesidad de recurrir a un espacio físico.